Scan als Kopie kennzeichnen und Daten schwärzen

Kurz: Unter dem fertigen PDF auf der Seite von A4Norm steht „Bearbeiten“. Dort setzen Sie einen Vermerk — etwa „KOPIE für die Krankenkasse“, das Datum kommt von selbst dazu —, machen das PDF schwarz-weiß, schwärzen Felder, die der Empfänger nicht braucht, setzen Ihre Unterschrift, radieren einen Fleck oder Schatten weg, schneiden einen Teil der Seite aus, drehen eine Seite, ändern die Reihenfolge der Seiten und entfernen eine Seite. Alles passiert auf Ihrem Handy oder Computer; weder der Scan noch das bearbeitete PDF werden irgendwohin geschickt.

So sieht das an einer erfundenen Musterkarte aus. Links der Scan beider Seiten auf einem A4-Blatt, rechts dasselbe Blatt nach „Bearbeiten“:

Echte Ausgabe des Scanners, kein Mock-up: ein Ausschnitt des A4-Blatts mit der Karte. Die Karte ist erfunden, das Datum ist der Tag, an dem das Beispiel entstand

So öffnen Sie es

1. Scannen wie gewohnt: Seite von A4Norm, „Fotos oder PDF hinzufügen“ (auf Android „Fotos auswählen“), „PDF erstellen“. Wie Sie eine Karte von beiden Seiten fotografieren, steht in der Anleitung zum Ausweis.
2. Unter dem fertigen PDF auf „Bearbeiten“ tippen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Seite, darunter vier Reiter mit ihren Werkzeugen: „Ausfüllen“ (Text, Datum, Häkchen, Von Hand, Unterschrift), „Entfernen“ (Schwärzen, Radierer), „Seite“ (Zuschneiden, Ecken, Drehen, Filter, Format) und „Ausgabe“ (Farbe, Vermerk, Dateigröße). Ein Werkzeug sagt beim ersten Mal in einer kurzen Zeile, was zu tun ist.
3. Am Handy auf ⤢ („Vollbild“) tippen — dann hat die Seite mehr Platz. ⤡ oder Escape führt zurück.

Das geht mit jedem Scan: Ausweis, Kontoauszug, Mietvertrag, Bescheinigung.

Vermerk mit Datum

Unter „Ausgabe“ → „Vermerk“ öffnet sich das Feld „Vermerk auf der Kopie“: eine Zeile mit bis zu 100 Zeichen. Es ist nicht der Dateiname: Der Text wird auf die Seite selbst gedruckt. Das heutige Datum ergänzt A4Norm selbst: Aus „KOPIE für die Krankenkasse“ wird „KOPIE für die Krankenkasse · 25.09.2026“. Sobald Sie ihn getippt haben, zeigt die Seite den Vermerk größer und hebt ihn kurz hervor.

• Bei Personalausweis und Reisepass steht im Feld schon „KOPIE“. Ergänzen Sie, für wen und wozu die Kopie ist — so rät es das Personalausweisportal des BMI.
• Bei anderen Dokumenten ist das Feld leer. Löschen Sie den Text — oder tippen Sie auf das × rechts im Feld —, gibt es keinen Vermerk und auch kein Datum.
• Wo er steht. Einmal auf jeder Seite, neben dem Dokument, nicht darüber: unter der Karte, und wenn darunter kein Platz ist, darüber. Füllt das Dokument das ganze Blatt, kommt der Vermerk in einen freien weißen Streifen in der unteren Hälfte oder auf den unteren Rand. Die Schrift ist klein, höchstens zwei Zeilen.
• Verschieben und vergrößern. Auf der Seite ist der Vermerk ein Objekt wie eine Unterschrift. Tippen Sie ihn an, um ihn auszuwählen, und ziehen Sie ihn an eine andere Stelle; ziehen Sie an einer Ecke, wird die Schrift größer oder kleiner, die Proportionen bleiben. Auf jeder Seite wird der Vermerk für sich verschoben; wo Sie ihn nicht anfassen, setzt er sich selbst neben das Dokument. Mit der Tastatur: Tab bis zum Vermerk, die Pfeiltasten verschieben ihn, Alt mit Pfeiltasten ändert die Größe.

Schwarz-weiß

Unter „Ausgabe“ → „Farbe“ macht „Schwarz-weiß“ das ganze PDF zu Graustufen. Das ist ein weiteres Zeichen einer Kopie, und die Datei wird meist kleiner: in diesem Beispiel 111 KB statt 216.

Lassen Sie es aus, wenn eine Farbkopie verlangt wird. Für die Einbürgerung verlangt etwa der Kreis Herford eine „Farbkopie“ des Passes.

Schwärzen

1. Rahmen setzen. Unter „Entfernen“ auf „Schwärzen“ tippen — ein Rahmen erscheint mitten im sichtbaren Teil der Seite. Oder gleich zeichnen: den Finger auf der Seite halten, bis ein Kreis erscheint, dann ziehen. Mit der Maus einfach aufziehen.
2. Anpassen. Einen Rahmen antippen, um ihn auszuwählen: Der ausgewählte bekommt Eckgriffe. Dann verschieben und an den Ecken größer oder kleiner ziehen; ein Tipp auf eine leere Stelle der Seite hebt die Auswahl auf. Einen überflüssigen Rahmen mit dem × rechts daneben entfernen. Mit der Tastatur: Pfeiltasten verschieben, Alt mit Pfeiltasten ändert die Größe, Entf entfernt.
3. Vergrößern, wenn das Feld klein ist. Mit zwei Fingern oder den Tasten „+“ und „−“, bis zum Achtfachen; das Symbol mit den vier Ecken („Ganze Seite“) zeigt wieder das ganze Blatt. Mit einem Finger verschieben Sie die Seite. Eine Karte ist auf A4 klein, deshalb öffnet sich das Fenster bei ihr schon vergrößert.
4. Prüfen. Die Seite im Fenster ist das, was ins PDF kommt: Vermerk, Graustufen, schwarze Felder. Darüber liegen nur die × und die Eckgriffe des ausgewählten Rahmens.

Warum Schwarz und nicht Weichzeichnen. Verpixelter oder weichgezeichneter Text lässt sich manchmal doch lesen oder wiederherstellen. Ein Rahmen in A4Norm wird vollständig schwarz gefüllt und Teil des Seitenbilds: A4Norm zeichnet die Seite neu, mit den schwarzen Rechtecken darin, und legt nur dieses Bild ins PDF. Was unter dem Rahmen war, ist nicht in der Datei. Das ist der Unterschied zu einem Rechteck aus einem PDF-Programm, das oft als eigene Ebene über der Seite liegt und sich wegschieben lässt.

Geschwärzt wird nur das PDF. Das Originalfoto in der Galerie des Handys bleibt vollständig — löschen Sie es, sobald die Kopie nicht mehr gebraucht wird.

Was schwärzen:

• im Personalausweis und Reisepass — die Zugangsnummer (CAN), die Dokumentennummer, oft die maschinenlesbare Zone; ausführlich, mit den Gesetzen, in der Anleitung zum Ausweis;
• im Kontoauszug für das Jobcenter — nur bestimmte Teile von Ausgaben, nie Einnahmen; die Regeln stehen in der Anleitung zu den Unterlagen für die KdU.

Unterschrift

1. Einmal unterschreiben. Tippen Sie unter „Ausfüllen“ auf „Unterschrift“. Über den ganzen Bildschirm öffnet sich ein weißes Blatt mit einer Linie: Unterschreiben Sie mit dem Finger, einem Stift oder der Maus, in Blau oder Schwarz. Auf dem Handy ist quer gehalten mehr Platz. „Speichern“ behält die Unterschrift und setzt sie auf die Seite.
2. Wieder setzen. Ab dann setzt dieselbe Schaltfläche die gespeicherte Unterschrift auf die Seite, die Sie gerade sehen — auf die Linie für die Unterschrift, wenn die Seite eine hat (die unterste, rechts), sonst unten rechts aufs Blatt, etwa 5,5 cm breit. So oft und auf so viele Seiten, wie Sie brauchen.
3. Anpassen. Wie einen Rahmen: ziehen, um sie zu verschieben, an einer Ecke ziehen, um die Größe zu ändern — die Form bleibt. Die ausgewählte Unterschrift hat ein × und einen Umschalter Blau/Schwarz.
4. Neu zeichnen oder löschen. Der kleine Pfeil neben „Unterschrift“. Zeichnen Sie sie neu und stehen im Dokument schon Unterschriften, fragt der Scanner, ob er sie alle durch die neue ersetzen soll.

In Schwarz-weiß wird eine blaue Unterschrift dunkelgrau.

Radierer

Für einen Fleck, einen Schatten, einen Finger am Rand oder eine umgeknickte Ecke auf der fertigen Seite.

1. Radierer einschalten. Tippen Sie unter „Entfernen“ auf „Radierer“. Solange er an ist, malen Sie mit einem Finger oder der Maus auf der Seite; mit zwei Fingern vergrößern und verschieben Sie sie.
2. Wie er radiert. Der Pfeil neben „Radierer“ wählt: „Weiß“ (anfangs eingeschaltet) malt die Stelle weiß, „Wie Hintergrund“ füllt sie mit der Farbe des Papiers ringsum — für farbigen Hintergrund. „Weißes Rechteck“: einen Rahmen aufziehen, alles darin wird weiß, für große Flächen. „Schatten hinter Text entfernen“: einen Rahmen über die Zeile ziehen, der graue Schatten verschwindet, die Schrift bleibt. Die Wahl bleibt gespeichert.
3. Übermalen. Der Pinsel ist rund, 5 mm auf dem Blatt; der Kreis zeigt seine Größe. Das Übermalte erscheint durchscheinend. Sobald Sie loslassen, wird die Stelle weiß oder füllt sich mit der Farbe des Papiers ringsum — meist in einer Zehntelsekunde.
4. Das Ganze übermalen, samt Schatten. Was der Pinsel nur halb erfasst, setzt „Wie Hintergrund“ in die Füllung fort, und eine graue Spur bleibt. Lieber ein Strich mehr als ein ausgelassener Rand.
5. Vertan? Die runden Tasten unten rechts unter der Seite nehmen den letzten Strich zurück (↶) oder das ganze Radieren auf dieser Seite (↺). Dieselbe Schaltfläche oder die Escape-Taste schaltet den Radierer aus.

Der Radierer zeichnet nicht nach, was unter dem Fleck war — keinen Text, kein Muster, nur Weiß oder die Farbe des Papiers ringsum. Er ist also für Reste auf leeren Stellen da, nicht zum Korrigieren von Text. Daten, die der Empfänger nicht sehen soll, schwärzen Sie mit „Schwärzen“: Am schwarzen Rechteck sieht man, dass hier etwas abgedeckt ist.

Zuschneiden

Was im Rahmen liegt, wird ausgeschnitten und in die Mitte eines leeren A4-Blatts gesetzt, in derselben Größe, nicht vergrößert: Ein Ausweis bleibt auf der Kopie in Originalgröße. Alles außerhalb des Rahmens fehlt im PDF.

1. Rahmen einschalten. Tippen Sie unter „Seite“ auf „Zuschneiden“. Über der Seite erscheint ein Rahmen um das ganze Blatt.
2. Ziehen Sie einen Rand oder eine Ecke an das Dokument heran. Alles außerhalb des Rahmens ist abgedunkelt. Den ganzen Rahmen verschieben Sie, indem Sie ihn von innen ziehen: Seine Größe bleibt.
3. Schalten Sie „Zuschneiden“ aus. Die Seite sieht jetzt aus wie im PDF: der ausgeschnittene Teil in der Mitte des Blatts. Schwärzen, unterschreiben und radieren können Sie direkt darauf.
4. „Zurücksetzen“ legt den Rahmen wieder um das ganze Blatt. Mit der Tastatur: mit Tab zum Rahmen oder zu einem seiner Ränder, die Pfeiltasten verschieben das Gewählte, mit Umschalt schneller.

Jede Seite hat ihren eigenen Rahmen. Bei einer quer gedrehten Seite kommt der ausgeschnittene Teil in die Mitte eines Blatts im Querformat.

Ecken des Dokuments

Hat der Scanner das Blatt falsch gefunden — einen Rand abgeschnitten oder Tisch mitgenommen —, tippen Sie unter „Seite“ auf „Ecken“. Das Originalfoto öffnet sich mit den gefundenen Ecken.

1. Eine Ecke ziehen, bis zur Kante des Dokuments. Über dem Finger zeigt eine Lupe mit Fadenkreuz, wo sie landet.
2. Genauer? Mit zwei Fingern vergrößern und die Ecke in der Nahansicht ziehen. Ein Finger neben den Ecken verschiebt das Foto.
3. „Anwenden“ — die Seite wird genau nach diesen Ecken neu erstellt. „Automatisch erkennen“ holt die vom Scanner gefundenen Ecken zurück.

Sind auf der Seite schon Felder geschwärzt, eine Unterschrift, Radiertes oder ein Zuschnitt, nehmen neue Ecken sie weg: Die Seite liegt anders, und ein Rahmen säße nicht mehr an seiner Stelle. Vor „Anwenden“ steht ein Hinweis, danach „Rückgängig“. Ein anderer Filter nimmt nichts weg. Für beide Seiten einer Karte auf einem Blatt gibt es keine Ecken.

Drehen

Von sich aus dreht der Scanner keine Seite: Jede bleibt so, wie sie fotografiert wurde. Liegt eine Seite quer oder auf dem Kopf, tippen Sie in „Bearbeiten“ unter „Seite“ auf „Drehen“. Jedes Tippen dreht die Seite um eine Vierteldrehung im Uhrzeigersinn, das vierte stellt sie wieder her wie gescannt; dreimal Tippen ist dasselbe wie einmal dagegen. Das neue PDF entsteht mit „Fertig“. Schwärzungen, Radieren und Zuschnitt drehen sich mit, Unterschrift und Vermerk bleiben aufrecht. Eine quer gedrehte Seite ist im PDF ein A4-Blatt im Querformat.

Reihenfolge der Seiten

• Vor dem Scan. Wenn die Fotos gesammelt sind, das PDF aber noch nicht erstellt ist: ein Vorschaubild gedrückt halten und an seinen Platz ziehen. Die Reihenfolge der Fotos entscheidet auch, welche Seiten einer Karte auf ein Blatt kommen.
• Nach dem Scan. Ab zwei Seiten hat das Fenster „Bearbeiten“ unter der Seite eine Leiste mit Vorschaubildern. Ziehen Sie eine Seite an ihren neuen Platz. Mit der Tastatur: Leertaste nimmt die Seite, Pfeiltasten verschieben, Leertaste legt sie ab.
• Eine Seite zu viel. Das × auf dem Vorschaubild nimmt die Seite samt allem, was darauf war, aus dem PDF; „Rückgängig“ gleich danach holt sie zurück. Die letzte Seite bleibt.

Was dabei herauskommt

• „Fertig“ erstellt ein neues PDF, und ab dann zeigen der Bildschirm, „Senden“ und „PDF herunterladen“ dieses. Es heißt wie der Scan.
• Der Dateiname steht unter dem PDF: A4Norm und das Datum, etwa A4Norm_2026-09-28.pdf, beim zweiten Scan an einem Tag auch die Uhrzeit. Ein Tipp auf den Namen (oder „Mehr“ → „Datei umbenennen“) benennt es um, „.pdf“ kommt von selbst dazu; Enter speichert, Escape bricht ab. Unter diesem Namen wird das PDF heruntergeladen, geteilt und in den Chat geschickt, und nach „Fertig“ bleibt es Ihr Name. Ein leeres Feld bringt den Namen des Scans zurück.
• Tippen Sie auf das PDF, um es vor dem Senden im Vollbild anzusehen.
• „Bearbeiten“ öffnet das Fenster wieder mit denselben Einstellungen.
• „Mehr“ → „Original wiederherstellen“ holt den Scan ohne Bearbeitung zurück. Er war nie weg: Die Bearbeitung wird immer auf die Seiten angewendet, wie sie gescannt wurden, nie auf bereits bearbeitete.
• Seite vergessen? „Weitere Fotos“ unter dem fertigen PDF geht auch nach dem Bearbeiten: Vermerk, Schwarz-weiß und Schwärzungen gelten auch für das neue PDF. Eine Ausnahme: Fotografieren Sie zur Vorderseite einer Karte die Rückseite nach, wird das Blatt mit der Karte neu erstellt, und der Scanner bittet Sie, Schwärzungen, Unterschriften, Radieren, Zuschnitt und Drehung darauf noch einmal zu machen.

Prüft eine Bank oder ein Notar Ihre Identität nach dem Geldwäschegesetz (GwG), braucht sie oft eine vollständige Kopie ohne Vermerk und ohne Schwärzungen. Dann tippen Sie auf „Mehr“ → „Original wiederherstellen“ und senden den unbearbeiteten Scan.

Wo das gespeichert wird

Nur auf Ihrem Gerät. Damit das Ergebnis ein Neuladen übersteht, behält der Browser den letzten Scan in seinem lokalen Speicher: die Originalfotos, den Scan, das bearbeitete PDF, die Einstellungen und den Dateinamen, falls Sie ihn geändert haben. „Neuer Scan“ löscht all das. Die gespeicherte Unterschrift liegt getrennt vom Scan, ebenfalls nur in diesem Browser, bis Sie „Gespeicherte Unterschrift löschen“ wählen. Weder Foto noch PDF gehen an meinen Server oder in eine Cloud — prüfen können Sie das im Flugmodus: Auch das Bearbeiten funktioniert offline.

In Telegram öffnet sich derselbe Scanner im Bot @a4norm_bot über „Scanner“, und „Bearbeiten“ gibt es dort auch. Über meinen Server kann nur das fertige PDF gehen — wenn Sie „In den Chat senden“ tippen; der Server behält es nicht, aber die Kopie liegt dann in Ihrem Telegram-Chat.

Was das nicht ist

• Keine beglaubigte Kopie. Der Vermerk „KOPIE“ beglaubigt nichts.
• Keine Garantie, dass der Empfänger die Datei annimmt. Welche Daten er braucht, entscheidet er; fragen Sie im Zweifel vorher nach.
• Keine Texterkennung. Die Felder schwärzen Sie selbst — A4Norm sucht sie nicht.
• Keine digitale Signatur. Die Unterschrift wird wie Tinte auf Papier in die Seite gezeichnet. Ob ein unterschriebener Scan genügt, entscheidet der Empfänger.