Scan als Kopie kennzeichnen und Daten schwärzen

Kurz: Unter dem fertigen PDF auf der a4norm-Seite steht „Bearbeiten“. Dort setzen Sie einen Vermerk — etwa „KOPIE für Jobcenter“, das Datum kommt von selbst dazu —, machen das PDF schwarz-weiß, schwärzen Felder, die der Empfänger nicht braucht, und ändern die Reihenfolge der Seiten. Alles passiert auf Ihrem Handy oder Computer; weder der Scan noch das bearbeitete PDF werden irgendwohin geschickt.

So sieht das an einer erfundenen Musterkarte aus. Links der Scan beider Seiten auf einem A4-Blatt, rechts dasselbe Blatt nach „Bearbeiten“:

Echte Ausgabe des Scanners, kein Mock-up: ein Ausschnitt des A4-Blatts mit der Karte. Die Karte ist erfunden, das Datum ist der Tag, an dem das Beispiel entstand

So öffnen Sie es

1. Scannen wie gewohnt: a4norm-Seite, „Fotos hinzufügen“, „PDF erstellen“. Wie Sie eine Karte von beiden Seiten fotografieren, steht in der Anleitung zum Ausweis.
2. Unter dem fertigen PDF auf „Bearbeiten“ tippen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Seite. Kurze Hinweise stehen unter dem ⓘ neben dem Titel.
3. Am Handy auf ⤢ („Vollbild“) tippen — dann hat die Seite mehr Platz. Die Tasten über der Seite, die Seitenleiste und „Fertig“ bleiben; das Feld „Vermerk“ und „Schwarz-weiß“ stehen im normalen Fenster. ⤡ oder Escape führt zurück.

Das geht mit jedem Scan: Ausweis, Kontoauszug, Mietvertrag, Bescheinigung.

Vermerk mit Datum

Das Feld „Vermerk“ ist eine Zeile mit bis zu 100 Zeichen. Das heutige Datum ergänzt a4norm selbst: Aus „KOPIE für Jobcenter“ wird „KOPIE für Jobcenter · 25.09.2026“.

• Bei Personalausweis und Reisepass steht im Feld schon „KOPIE“. Ergänzen Sie, für wen und wozu die Kopie ist — so rät es das Personalausweisportal des BMI.
• Bei anderen Dokumenten ist das Feld leer. Löschen Sie den Text, gibt es keinen Vermerk und auch kein Datum.
• Wo er steht. Einmal auf jeder Seite, neben dem Dokument, nicht darüber: unter der Karte, und wenn darunter kein Platz ist, darüber. Füllt das Dokument das ganze Blatt, kommt der Vermerk in einen freien weißen Streifen in der unteren Hälfte oder auf den unteren Rand. Die Schrift ist klein, höchstens zwei Zeilen.

Schwarz-weiß

Das Häkchen „Schwarz-weiß“ macht das ganze PDF zu Graustufen. Das ist ein weiteres Zeichen einer Kopie, und die Datei wird meist kleiner: in diesem Beispiel 111 KB statt 216.

Lassen Sie es aus, wenn eine Farbkopie verlangt wird. Für die Einbürgerung verlangt etwa der Kreis Herford eine „Farbkopie“ des Passes.

Feld schwärzen

1. Rahmen setzen. Auf „Feld schwärzen“ tippen (auf schmalem Bildschirm das Symbol mit dem schwarzen Balken im Rahmen) — ein Rahmen erscheint mitten im sichtbaren Teil der Seite. Oder gleich zeichnen: den Finger auf der Seite halten, bis ein Kreis erscheint, dann ziehen. Mit der Maus einfach aufziehen.
2. Anpassen. Einen Rahmen antippen, um ihn auszuwählen: Der ausgewählte bekommt Eckgriffe. Dann verschieben und an den Ecken größer oder kleiner ziehen; ein Tipp auf eine leere Stelle der Seite hebt die Auswahl auf. Einen überflüssigen Rahmen mit dem × rechts daneben entfernen. Mit der Tastatur: Pfeiltasten verschieben, Alt mit Pfeiltasten ändert die Größe, Entf entfernt.
3. Vergrößern, wenn das Feld klein ist. Mit zwei Fingern oder den Tasten „+“ und „−“, bis zum Achtfachen; das Symbol mit den vier Ecken („Ganze Seite“) zeigt wieder das ganze Blatt. Mit einem Finger verschieben Sie die Seite. Eine Karte ist auf A4 klein, deshalb öffnet sich das Fenster bei ihr schon vergrößert.
4. Prüfen. Die Seite im Fenster ist das, was ins PDF kommt: Vermerk, Graustufen, schwarze Felder. Darüber liegen nur die × und die Eckgriffe des ausgewählten Rahmens.

Warum Schwarz und nicht Weichzeichnen. Verpixelter oder weichgezeichneter Text lässt sich manchmal doch lesen oder wiederherstellen. Ein Rahmen in a4norm wird vollständig schwarz gefüllt und Teil des Seitenbilds: a4norm zeichnet die Seite neu, mit den schwarzen Rechtecken darin, und legt nur dieses Bild ins PDF. Was unter dem Rahmen war, ist nicht in der Datei. Das ist der Unterschied zu einem Rechteck aus einem PDF-Programm, das oft als eigene Ebene über der Seite liegt und sich wegschieben lässt.

Geschwärzt wird nur das PDF. Das Originalfoto in der Galerie des Handys bleibt vollständig — löschen Sie es, sobald die Kopie nicht mehr gebraucht wird.

Was schwärzen:

• im Personalausweis und Reisepass — die Zugangsnummer (CAN), die Dokumentennummer, oft die maschinenlesbare Zone; ausführlich, mit den Gesetzen, in der Anleitung zum Ausweis;
• im Kontoauszug für das Jobcenter — nur bestimmte Teile von Ausgaben, nie Einnahmen; die Regeln stehen in der Anleitung zu den Unterlagen für die KdU.

Reihenfolge der Seiten

• Vor dem Scan. Wenn die Fotos gesammelt sind, das PDF aber noch nicht erstellt ist: ein Vorschaubild gedrückt halten und an seinen Platz ziehen. Die Reihenfolge der Fotos entscheidet auch, welche Seiten einer Karte auf ein Blatt kommen.
• Nach dem Scan. Ab zwei Seiten hat das Fenster „Bearbeiten“ unter der Seite eine Leiste mit Vorschaubildern. Ziehen Sie eine Seite an ihren neuen Platz. Mit der Tastatur: Leertaste nimmt die Seite, Pfeiltasten verschieben, Leertaste legt sie ab.

Was dabei herauskommt

• „Fertig“ erstellt ein neues PDF, und ab dann zeigen der Bildschirm, „Senden“ und „PDF herunterladen“ dieses. Es heißt wie der Scan, mit „_kopie“ am Ende, wenn es einen Vermerk hat, sonst mit „_edit“.
• Tippen Sie auf das PDF, um es vor dem Senden im Vollbild anzusehen.
• „Ändern“ darunter öffnet das Fenster mit denselben Einstellungen.
• „Original wiederherstellen“ holt den Scan ohne Bearbeitung zurück. Er war nie weg: Die Bearbeitung wird immer auf die Seiten angewendet, wie sie gescannt wurden, nie auf bereits bearbeitete.
• Seite vergessen? „Fotos hinzufügen“ geht auch nach dem Bearbeiten: Vermerk, Schwarz-weiß und Schwärzungen gelten auch für das neue PDF. Eine Ausnahme: Fotografieren Sie zur Vorderseite einer Karte die Rückseite nach, wird das Blatt mit der Karte neu erstellt, und der Scanner bittet Sie, dessen Schwärzungen noch einmal zu setzen.

Prüft eine Bank oder ein Notar Ihre Identität nach dem Geldwäschegesetz (GwG), braucht sie oft eine vollständige Kopie ohne Vermerk und ohne Schwärzungen. Dann tippen Sie auf „Original wiederherstellen“ und senden den unbearbeiteten Scan.

Wo das gespeichert wird

Nur auf Ihrem Gerät. Damit das Ergebnis ein Neuladen übersteht, behält der Browser den letzten Scan in seinem lokalen Speicher: die Originalfotos, den Scan, das bearbeitete PDF und die Einstellungen. „Neuer Scan“ löscht all das. Weder Foto noch PDF gehen an meinen Server oder in eine Cloud — prüfen können Sie das im Flugmodus: Auch das Bearbeiten funktioniert offline.

In Telegram öffnet sich derselbe Scanner im Bot @a4norm_bot über „Scanner“, und „Bearbeiten“ gibt es dort auch. Über meinen Server kann nur das fertige PDF gehen — wenn Sie „In den Chat senden“ tippen; der Server behält es nicht, aber die Kopie liegt dann in Ihrem Telegram-Chat.

Was das nicht ist

• Keine beglaubigte Kopie. Der Vermerk „KOPIE“ beglaubigt nichts.
• Keine Garantie, dass der Empfänger die Datei annimmt. Welche Daten er braucht, entscheidet er; fragen Sie im Zweifel vorher nach.
• Keine Texterkennung. Die Felder schwärzen Sie selbst — a4norm sucht sie nicht.