Dokumente fotografieren statt scannen

Ein Formular verlangt einen Scan, es gibt aber nur ein Handy. Aus einem Foto lässt sich ein ordentlicher Scan machen, wenn die Aufnahme das Nötige enthält. Was später weggerechnet werden kann und was nicht, entscheidet sich beim Fotografieren.

Die Handgriffe unten gelten für jede Scanner-App und für A4Norm, den kostenlosen Scanner direkt im Browser, der aus einem Dokumentfoto ein A4-PDF macht, ohne es von Ihrem Gerät wegzuschicken.

1. Das ganze Blatt ins Bild, mit etwas Rand

Alle vier Ecken müssen zu sehen sein, dazu ein Streifen Tisch rundherum. An den Kanten wird das Blatt im Bild gefunden und seine wahre Größe abgelesen. Fehlt eine Ecke, muss geraten werden, und abgeschnittener Text kommt durch keine Nachbearbeitung zurück.

2. Ein dunkler, ruhiger Untergrund

Weißes Papier auf einem dunklen Tisch ist der einfachste Fall. Auf einer hellen, gemusterten Decke oder einem Stapel anderer Blätter verschwimmt die Kante. Ein Holztisch, eine dunkle Mappe, ein Stück Karton reichen.

3. Gleichmäßiges Licht, ohne Blitz

Am besten Tageslicht, am Fenster, aber ohne direkte Sonne. Der Blitz macht einen hellen Fleck in die Mitte und lässt Glanzpapier spiegeln, und wo die Spiegelung ist, fehlt die Schrift. Eine Deckenlampe genau über dem Blatt ist ungünstig: Dann steht man selbst zwischen Lampe und Papier.

4. Kein eigener Schatten

Der häufigste Fehler: Kopf, Hand oder Handy werfen einen Schatten aufs Blatt. Einen Schritt zur Seite gehen oder das Blatt so drehen, dass das Licht von der Seite kommt. Einen weichen Helligkeitsverlauf gleicht A4Norm aus, einen harten Schatten mit scharfer Kante nicht vollständig.

5. Von oben, ungefähr gerade

Das Handy parallel zum Blatt halten. Ein bisschen schräg ist kein Problem, die Perspektive wird ohnehin entzerrt. Aber je schräger, desto weniger Bildpunkte bekommt der hintere Teil der Seite, und desto unschärfer wird dort die Schrift.

6. Scharf

Auf das Blatt tippen, damit die Kamera dort scharf stellt, und einen Moment ruhig halten. Vor dem Senden das Foto vergrößern und prüfen, ob die kleinste Schrift lesbar ist. Unschärfe lässt sich nicht nachträglich entfernen.

7. Flach und frei

Gefaltete Blätter glatt streichen. Finger gehören nicht aufs Blatt: Was außerhalb des Blattes liegt, wird gelöscht, ein Daumen auf der Seite bleibt im Bild. Eine Seite pro Foto.

8. Seite für Seite, Pässe und Karten

Eine Seite, ein Foto. Auf der Seite von A4Norm tippen Sie auf „Fotos oder PDF hinzufügen“ (auf Android „Fotos auswählen“) und wählen alle Fotos eines Dokuments zusammen aus oder nehmen sie nacheinander auf — sie sammeln sich als Vorschaubilder, und „PDF erstellen“ macht daraus ein mehrseitiges PDF in der Reihenfolge der Fotos. Seiten in falscher Reihenfolge fotografiert? Ein Vorschaubild gedrückt halten und an seinen Platz ziehen, noch vor „PDF erstellen“. Im fertigen PDF sortieren Sie die Seiten unter „Bearbeiten“ um (so geht’s). Eine vergessene Seite lässt sich später anhängen.

Einen Pass fotografieren Sie als ganze aufgeschlagene Doppelseite: Er landet als Farbkopie auf einer Seite. Einen Personalausweis, Führerschein oder eine Bankkarte — jede Seite als eigenes Foto, am besten direkt nacheinander: Beide Seiten landen in Originalgröße auf einem Blatt, Vorderseite oben.

In Telegram öffnet sich derselbe Scanner im Bot @a4norm_bot über die Schaltfläche „Scanner“ unten links, und all diese Handgriffe gelten dort genauso. Das Foto kommt direkt aus Kamera oder Galerie in den Scanner, Telegram komprimiert es also nicht. Fotos an den Bot selbst zu schicken, ist nicht nötig: Er verarbeitet sie nicht.

Und bei Zeugnissen und Bewerbungen?

Die Frage, ob man ein Zeugnis fotografieren darf, statt es zu scannen, taucht in Foren immer wieder auf. Die Antwort hängt vom Empfänger ab, nicht von der Technik. uni-assist etwa verlangt Scans als PDF, die vollständig und gut lesbar sind. Ein A4-PDF aus A4Norm sieht aus wie das, was ein Flachbettscanner liefert, nicht wie ein Foto vom Küchentisch. Ob es angenommen wird, entscheidet trotzdem der Empfänger, und eine beglaubigte Kopie ersetzt es nie.

Was die Nachbearbeitung schafft und was nicht

Mit diesen acht Punkten reicht meist ein einziges Foto. Wer schon Fotos hat und sie nicht neu machen kann: so werden aus vorhandenen Fotos Scans. Und für Unterlagen ans Jobcenter gibt es eine eigene Anleitung.