Dokumente fotografieren statt scannen

Ein Formular verlangt einen Scan, es gibt aber nur ein Handy. Aus einem Foto lässt sich ein ordentlicher Scan machen, wenn die Aufnahme das Nötige enthält. Was später weggerechnet werden kann und was nicht, entscheidet sich beim Fotografieren.

Die Handgriffe unten gelten für jede Scanner-App und für a4norm, den kostenlosen Telegram-Bot, der aus einem Dokumentfoto ein A4-PDF macht. Wo es um Telegram geht, steht das dabei.

1. Das ganze Blatt ins Bild, mit etwas Rand

Alle vier Ecken müssen zu sehen sein, dazu ein Streifen Tisch rundherum. An den Kanten wird das Blatt im Bild gefunden und seine wahre Größe abgelesen. Fehlt eine Ecke, muss geraten werden, und abgeschnittener Text kommt durch keine Nachbearbeitung zurück.

2. Ein dunkler, ruhiger Untergrund

Weißes Papier auf einem dunklen Tisch ist der einfachste Fall. Auf einer hellen, gemusterten Decke oder einem Stapel anderer Blätter verschwimmt die Kante. Ein Holztisch, eine dunkle Mappe, ein Stück Karton reichen.

3. Gleichmäßiges Licht, ohne Blitz

Am besten Tageslicht, am Fenster, aber ohne direkte Sonne. Der Blitz macht einen hellen Fleck in die Mitte und lässt Glanzpapier spiegeln, und wo die Spiegelung ist, fehlt die Schrift. Eine Deckenlampe genau über dem Blatt ist ungünstig: Dann steht man selbst zwischen Lampe und Papier.

4. Kein eigener Schatten

Der häufigste Fehler: Kopf, Hand oder Handy werfen einen Schatten aufs Blatt. Einen Schritt zur Seite gehen oder das Blatt so drehen, dass das Licht von der Seite kommt. Einen weichen Helligkeitsverlauf gleicht a4norm aus, einen harten Schatten mit scharfer Kante nicht vollständig.

5. Von oben, ungefähr gerade

Das Handy parallel zum Blatt halten. Ein bisschen schräg ist kein Problem, die Perspektive wird ohnehin entzerrt. Aber je schräger, desto weniger Bildpunkte bekommt der hintere Teil der Seite, und desto unschärfer wird dort die Schrift.

6. Scharf

Auf das Blatt tippen, damit die Kamera dort scharf stellt, und einen Moment ruhig halten. Vor dem Senden das Foto aufziehen und prüfen, ob die kleinste Schrift lesbar ist. Unschärfe lässt sich nicht nachträglich entfernen.

7. Flach und frei

Gefaltete Blätter glatt streichen. Finger gehören nicht aufs Blatt: Was außerhalb des Blattes liegt, wird gelöscht, ein Daumen auf der Seite bleibt im Bild. Eine Seite pro Foto.

8. In Telegram: HD oder als Datei

Telegram komprimiert Fotos standardmäßig so stark, dass feine Schrift schon vor der Verarbeitung leidet. Zwei Wege daran vorbei:

• beim Senden auf HD umschalten, oder
• das Foto über die Büroklammer als Datei schicken. Das ist verlustfrei, braucht aber ein paar Tipps mehr.

Mehrere Seiten eines Dokuments gehen als ein Album los. @a4norm_bot macht daraus ein mehrseitiges PDF in der Reihenfolge der Fotos.

Und bei Zeugnissen und Bewerbungen?

Die Frage, ob man ein Zeugnis fotografieren darf, statt es zu scannen, taucht in Foren immer wieder auf. Die Antwort hängt vom Empfänger ab, nicht von der Technik. uni-assist etwa verlangt Scans als PDF, die vollständig und gut lesbar sind. Ein sauber entzerrtes A4-PDF sieht aus wie das, was ein Flachbettscanner liefert, nicht wie ein Foto vom Küchentisch. Ob es angenommen wird, entscheidet trotzdem der Empfänger, und eine beglaubigte Kopie ersetzt es nie.

Was die Nachbearbeitung schafft und was nicht

Mit diesen acht Punkten reicht meist ein einziges Foto. Wer schon Fotos hat und sie nicht neu machen kann: so werden aus vorhandenen Fotos Scans. Und für Unterlagen ans Jobcenter gibt es eine eigene Anleitung.