Upload ans Jobcenter: welche Dateien, welche Größe
Welche Dateien jobcenter.digital annimmt (PDF, JPG, PNG, BMP), welche Größen gelten, wie Dateien heißen dürfen, warum alle Seiten in ein PDF gehören und was hilft, wenn die Datei zu groß ist.
Aktualisiert am 2026-09-25
Kurz gesagt: jobcenter.digital nimmt PDF, JPG, PNG und BMP an. Die Größengrenze steht im Hinweisfeld am Upload. In Anleitungen einzelner Jobcenter finden sich 7,5 MB pro Nachricht samt allen Anhängen oder 9 MB pro Datei, dazu Dateinamen mit höchstens 80 Zeichen. Am sichersten ist ein PDF pro Dokument: alle Seiten darin, der Name ohne Sonderzeichen. Stand: September 2026.
Das gilt für alle Unterlagen fürs Jobcenter, auch für Nachweise zum Bürgergeld, das seit dem 1. Juli 2026 Grundsicherungsgeld heißt. Wie aus einem Foto ohne Scanner so ein PDF wird, steht in einer eigenen Anleitung. Hier geht es nur darum, wie die Datei beschaffen sein muss.
Welche Formate gehen
Die Bundesagentur für Arbeit nennt in ihrer Anleitung zum Hochladen (Stand 20.03.2026) vier Formate: PDF, JPG, PNG und BMP. Andere Dateien werden nicht angenommen.
| Format | Geht? | Worauf achten |
|---|---|---|
| ja | Die beste Wahl: alle Seiten eines Dokuments in einer Datei | |
| JPG | ja | Eine Seite pro Datei. Handyfotos haben oft mehrere Megabyte |
| PNG | ja | Bei Fotos meist größer als JPG |
| BMP | ja | Speichert das Bild unkomprimiert, die Dateien werden sehr groß |
| HEIC (iPhone-Fotos) | nein | Erst in PDF oder JPG umwandeln |
| Word, ZIP und andere | nein | Ein Word-Dokument als PDF speichern |
Umbenennen hilft nicht. Die Anleitung zum Postfach von jobcenter.digital, die das Jobcenter Heidelberg veröffentlicht, sagt ausdrücklich: Geprüft wird die Datei selbst, nicht ihr Name. Aus .heic wird durch Umbenennen in .jpg also kein JPG.
Zu HEIC: Mit der Einstellung „High Efficiency“ speichert das iPhone Fotos als HEIF. Wie man auf JPEG umstellt, erklärt Apple: Einstellungen → Kamera → Formate → „Maximale Kompatibilität“. Schon gemachte HEIC-Fotos öffnet a4norm und macht daraus ein PDF.
Welche Größe erlaubt ist
Eine einheitliche Zahl gibt es nicht. Die Bundesagentur schreibt, die maximale Dateigröße stehe im jeweiligen Hinweisfeld zum Upload; größere Dateien lassen sich nicht hochladen. Einzelne Jobcenter nennen unterschiedliche Werte:
| Wer | Wo | Grenze |
|---|---|---|
| Jobcenter Saalfeld-Rudolstadt, Jobcenter Heidelberg | Postfach von jobcenter.digital | 7,5 MB pro Nachricht samt allen Anhängen |
| Jobcenter Oberberg | Dokumenten-Upload in jobcenter.digital | 9 MB pro Datei |
| Jobcenter Freising | eigene Upload-Funktion auf der Website | 10 MB |
Die Anleitungen stammen aus verschiedenen Jahren, die Werte können sich geändert haben. Maßgeblich ist, was in Ihrem Upload-Fenster steht.
Als Faustregel: Eine Datei unter 5 MB passt in jede Grenze aus der Tabelle. Eine Seite aus a4norm hat meist ein paar hundert Kilobyte.
Wie die Datei heißen darf
Laut der Postfach-Anleitung aus Heidelberg:
- höchstens 80 Zeichen, sonst wird der Anhang abgelehnt;
- lateinische Buchstaben und Ziffern gehen immer. Umlaute und ß stehen auf der Liste erlaubter Zeichen, kyrillische Buchstaben nicht;
- der Name darf nicht mit einem Punkt oder Leerzeichen beginnen oder enden.
Ein guter Name sagt, was drin ist: Kontoauszug_2026-08.pdf, Mietvertrag.pdf, Arbeitsvertrag.pdf.
Ein Dokument, ein PDF
Der Leitfaden der Bundesagentur „Papierdokumente in PDF umwandeln“ rät: Besteht eine Papierunterlage aus mehreren Seiten, alle Seiten zusammen in einem PDF-Dokument speichern. So zerfällt das Dokument nicht in einen Stapel einzelner Bilder.
Verschiedene Dokumente, verschiedene Dateien. Das Jobcenter Saalfeld-Rudolstadt bittet darum, sie als einzelne Anhänge an eine Nachricht zu hängen: Kontoauszüge, Betriebskostenabrechnung, Arbeitsvertrag — jedes als eigene Datei.
In a4norm sieht das so aus: alle Fotos eines Dokuments hinzufügen, „PDF erstellen“ tippen, die Datei senden. Dann „Neuer Scan“ (der Kreispfeil, zweimal tippen) und weiter zum nächsten Dokument.
Wenn die Datei zu groß ist
Was die Bundesagentur in ihrer Anleitung zum Hochladen rät:
- bei Fotos die Bildmaße verkleinern oder die Auflösung auf 300 dpi begrenzen;
- bei einem PDF den Farbmodus Schwarz/Weiß wählen: Die Datei wird kleiner als in Farbe;
- wenn der Upload scheitert, die Inhalte auf mehrere Dateien mit jeweils wenigen Seiten aufteilen. Mehrmals kleinere Dateien seien besser als eine große.
Was praktisch hilft:
- Nicht die Originalfotos vom Handy hochladen. Sie sind es, die meist mehrere Megabyte haben. Das Jobcenter Saalfeld-Rudolstadt bittet eigens darum, die Kamera-Einstellungen zur Dateigröße zu prüfen.
- Die Fotos in ein PDF packen. Die Heidelberger Anleitung rät dasselbe: aus einem sehr großen Bild ein PDF machen. a4norm zieht die Seite gerade und komprimiert sie, meist auf ein paar hundert Kilobyte. Ein reines Schwarz-Weiß-PDF macht es nicht: Eine blaue Unterschrift bleibt blau, ein Pass bleibt eine Farbkopie.
- Immer noch zu groß? Das Dokument auf zwei PDFs aufteilen, etwa
Kontoauszug_Teil1.pdfundKontoauszug_Teil2.pdf. - Die Nachricht ist voll? Wenn die Anhänge zusammen über 7,5 MB kommen, rät die Heidelberger Anleitung, die Nachricht ohne den letzten Anhang abzusenden und diesen an eine neue Nachricht zu hängen.
Nach dem Upload: prüfen
Das Portal legt die Datei nicht einfach ab. Die Bundesagentur schreibt, dass jedes hochgeladene Dokument analysiert und falls nötig für das Langzeitarchiv konvertiert wird und dass dabei Fehler auftreten können. Deshalb:
- das hochgeladene Dokument im Portal öffnen;
- alle Seiten ansehen;
- ist es unvollständig, unlesbar oder erscheint ein Fehlerdokument, noch einmal hochladen.
a4norm liefert eine Datei in einem Format, das jobcenter.digital annimmt, und eine gerade, lesbare Seite. Ob das Jobcenter das Dokument selbst annimmt, entscheidet das Jobcenter. Ausprobieren auf der Seite des Scanners oder in der App, die auch ohne Internet funktioniert.